V tokratni okrožnici izpostavljamo več področij, ki sicer niso zakonodajne novosti, pa vendar v praksi zaznavamo neskladja v zvezi z njimi. Na nekaterih od teh področjih smo v zadnjem obdobju zaznali povečan nadzor s strani pristojnih organov (FURS, Inšpektor za delo itd.).
1. Pravočasnost in pravilnost obračuna ter izplačil plač in povračil stroškov
Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) določa:
- Plača in nadomestila plače morajo biti izplačani najmanj 1x mesečno, najkasneje 18 dni po preteku plačilnega obdobja. Če je plačilni dan dela prost dan, se izplačajo prvi naslednji delovni dan.
- V enakem roku morajo biti obračunana in izplačana tudi povračila stroškov v zvezi z delom (prehrana, prevoz na delo, službene poti itd.). Višino povračil določajo zakon, kolektivna pogodba, podjetniška pogodba ali pogodba o zaposlitvi.
- Delavci morajo biti vnaprej obveščeni o plačilnem dnevu in njegovih spremembah.
- Plača in povračila stroškov se izplačujejo na bančni račun delavca; kolektivna pogodba lahko za povračila stroškov določi drugačen način.
- Delodajalec mora do konca plačilnega dne delavcu izdati plačilno listo s podatki o plači, nadomestilih, povračilih in drugih prejemkih, davkih in prispevkih ter plačilnem dnevu.
- Delodajalec svoje terjatve do delavca ne sme pobotati z obveznostjo plačila brez njegovega pisnega soglasja.
Kršitve lahko pomenijo globo do 20.000 EUR za organizacijo in do 2.000 EUR za odgovorno osebo za posamezen prekršek. Neizplačilo plač in drugih prejemkov lahko pomeni tudi kazenski postopek.
2. Davčna obravnava povračil stroškov
Višino neobdavčenih povračil stroškov določa Uredba, so pa predmet (vedno pogostejših) davčnih kontrol:
- Povračilo stroškov prevoza in prenočevanja na službenem potovanju mora biti dokumentirano s potnim nalogom in računi. Navedeno se nanaša tudi na primere, ko delodajalec poravna račune, npr. za hotele ali letalski prevoz;
- o povračilih stroškov se poroča davčnemu organu z REK obrazcem. Če so povračila vključena v obračun plače in izkazana na plačilni listi, REK obrazec odda Vizijin računovodja. Če pa stroške službenih poti izplačujete oziroma poravnavate ločeno (npr. neposredno plačilo letalske karte), ste REK obrazec dolžni pravočasno oddati sami. Po izrecnem dogovoru ga lahko pripravi in odda tudi Vizijin računovodja, če ga o tem pravočasno obvestite in mu predložite ustrezen potni nalog oziroma obračun stroškov.
3. Prijava in odjava v zavarovanje
Zakon o matični evidenci zavarovancev (ZMEPIZ-1) določa, da so delodajalci dolžni delavcem izročiti kopijo potrdila o vloženi prijavi v zavarovanje (M-1) v roku, ki ga določa ZDR-1 (15 dni od nastopa dela), pa tudi o odjavi iz zavarovanja v roku 15 dni od prenehanja delovnega razmerja. V praksi inšpektorji za delo preverjajo tudi to področje.
4. Neplačan dopust
Izpostavljamo, da je neplačan dopust možen zgolj na podlagi sporazuma med delodajalcem in delojemalcem in ga delodajalec ne more enostransko odrediti.
5. Preveritev vpisa v Register dejanskih lastnikov
AJPES je napovedal okrepljen nadzor nad vpisi v Register dejanskih lastnikov (RDL), zato preverite pravilnost podatkov za svojo organizacijo. Globe znašajo od 3.000 do 120.000 EUR za pravne osebe in od 400 do 2.000 EUR za odgovorne osebe. Dejanski lastniki so vedno fizične osebe, ki imajo neposredno ali posredno več kot 25 % deleža, glasovalnih ali drugih pravic ali družbo obvladujejo na drug način. Vpis ali spremembo podatkov v RDL lahko za vas izvede tudi Vizija.
Vaše računovodstvo
